“Trước khi triển khai hệ thống giám sát trạm cân VitrukWeigh của ACS,  quy trình nghiệp vụ các phòng ban: Kế toán-bán hàng, kho, cân, bảo vệ chủ yếu là thao tác thủ công. Kiểm soát hàng hóa tại trạm cân gặp khó khăn, thất thoát và quá tải báo cáo. Giải pháp VitrukWeigh đã giúp Vicem giải quyết được tất cả các vấn đề đó”

Triển khai giải pháp quản lý cân xe tải VitrukWeigh tại Vicem Bút Sơn

Giới thiệu Vicem Bút Sơn

CTCP Xi măng Vicem Bút Sơn là thành viên của Tập đoàn Xi măng Việt Nam VICEM (HOSE: VICEM). Xi măng Bút Sơn mang nhãn hiệu có uy tín chất lượng và dịch vụ Quốc tế. Từ năm 1998 đến nay, xi măng Bút Sơn đã được tin dùng cho nhiều công trình trọng điểm Quốc gia và xây dựng dân dụng. Mạng lưới tiêu thụ của Công ty có mặt tại hầu hết các tỉnh thành trong cả nước, nổi bật là một số thị trường Hà Nam, Hà Nội, Hà Tây, Nam Định, miền Trung và các tỉnh khu vực phía Bắc, Tây Bắc.

Đơn vị đạt hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000, hệ thống quản lý môi trường ISO 14001:2004.

Thách thức

CTCP Vicem Bút Sơn cần một giải pháp quản lý tổng thể – nâng cao công tác quản trị, giám sát và vận hành theo mô hình đặc thù riêng của đơn vị. Xây dựng một quy trình quản lý hiện đại, trong đó cần triển khai các ứng dụng cho nhiều phòng ban vận hành, phục vụ công tác nhập hàng-bán hàng, kế toán, kế hoạch vật tư, quản lý ra vào cổng, quản lý bàn cân xe tải…

Giải pháp triển khai

• Sử dụng phần mềm Quản lý bàn cân tự động tích hợp camera nhận dạng biển số. Cho phép xe cân Ra-Vào trên nhiều bàn cân khác nhau.
• Sử dụng phần mềm Quản lý máy chủ (server): giám sát, xem báo cáo từ xa qua internet theo thời gian thực (realtime).
• Sử dụng phần mềm Quản lý kế hoạch-vật tư để xây dựng chi tiết kế hoạch xuất nhập hàng hóa, vật tư theo ngày/tuần/tháng/quý/năm.
• Sử dụng phần mềm quản lý ra-vào cổng nhằm kiểm soát các phương tiện ra-vào nhà máy.
• Tích hợp hệ thống phần mềm cân, quản lý ra vào, kế hoạch vật tư với phần mềm kế toán-bán hàng sẵn có của đơn vị. Tạo ra một hệ thống quy trình tổng thể, kết nối và đồng nhất dữ liệu.
• CSDL các bàn cân được lưu trữ tập trung tại phòng máy chủ; tính bảo mật cao.

Mô hình triển khai

Hiệu quả thực tiễn

• Tự động hóa các nghiệp vụ của nhiều phòng ban theo quy trình nhà máy.
• Tự động hóa hoạt động bàn cân xe tải. Quản lý chặt chẽ, hạn chế thất thoát nguyên vật liệu ra-vào nhà máy.
• Tạo ra quy trình tự động khép kín từ khi xây dựng kế hoạch vật tư, xuất-nhập hàng hóa đến kế toán đối chiếu công nợ.
• Giảm nhân lực, thời gian vận hành và chi phí quản lý.
• Hệ thống báo cáo đa dạng theo nhiều tiêu chí giúp cán bộ quản lý giám sát, theo dõi sản lượng xuất/nhập và chi tiết doanh số từng loại hàng, khách hàng, thị trường theo ca/ngày/tuần/tháng/năm.
• Dữ liệu các phân hệ được kết nối, đồng nhất và lưu trữ tập trung tại phòng máy chủ. Hệ thống phân quyền, bảo mật cao.

Bài học thành công

 Xu hướng giải pháp quản lý tự động bàn cân là tất yếu thể hiện quản lý chuyên nghiệp, nâng cao công tác quản trị nội bộ nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng nhìn nhận rõ điều đó hoặc có thể áp dụng thành công. Điều này thường xuất phát từ các nguyên nhân chủ yếu:
 Ngại thay đổi: doanh nghiệp muốn phần mềm hoàn toàn tự động hay có những tính năng mà bạn muốn chứ không phải là phần mềm đáp ứng tốt nhất cho yêu cầu và lợi ích của doanh nghiệp? Doanh nghiệp thà chấp nhận làm thủ công, thất thoát hơn là một phần mềm không hoàn hảo theo ý của muốn?. Hãy lựa chọn phần mềm đáp ứng tốt và phù hợp nhất cho nhu cầu thực tiễn riêng của từng đơn vị, lưu ý vấn đề bảo trì và hỗ trợ dịch vụ sau bán hàng hơn là chỉ nhìn vào giá cả. Chức năng dễ sử dụng để cho cả người quản lý và nhân viên có thể làm chủ dễ dàng.
 Thiếu quyết tâm: thường áp dụng phần mềm sẽ gặp xu hướng “chống đối” từ nhân viên. Bởi nó sẽ gây mất lợi ích, của họ. Vì thế việc thiếu kiên định và quyết tâm thay đổi nhận thức với nhân viên thì doanh nghiệp triển khai sẽ dễ dàng thất bại trong việc ứng dụng. Ngoài ra doanh nghiệp cần phải thay đổi thói quen để chuyển sang hình thức quản lý chuyên nghiệp. Hãy xây dựng qui chế nhân viên mới phù hợp với qui trình của phần mềm và nên áp dụng triệt để. Bên cạnh đó, khi ứng dụng các giải pháp cần có sự hỗ trợ liên tục – dài hạn, song hành của nhà cung cấp cùng với sự phát triển của doanh nghiệp.

Ý KIẾN BẠN ĐỌC